Khi nhóm tài chính kiểm toán chi phí công nghệ, họ xem xét kỹ giấy phép phần mềm, hóa đơn đám mây và hợp đồng nhà cung cấp. Họ gần như không bao giờ kiểm toán chi phí của công việc mà các công cụ đó lẽ ra phải loại bỏ.
Khoảng trống đó chính là nơi hầu hết lãng phí vận hành tồn tại.
Ba hạng mục chi phí không ai theo dõi
- Lao động trực tiếp — giờ dành cho công việc mà hệ thống đáng lẽ phải xử lý: sao chép dữ liệu giữa các công cụ, tạo báo cáo, đuổi theo phê duyệt, nhập lại thông tin vốn đã tồn tại ở đâu đó.
- Khắc phục lỗi — thời gian dành để tìm và sửa lỗi do xử lý thủ công gây ra. Ước tính thận trọng đặt con số này ở mức 20–30% thời gian công việc ban đầu.
- Chi phí cơ hội — công việc có giá trị cao không được thực hiện vì nhóm đang bận với các việc trên.
Phương pháp kiểm toán đơn giản
Yêu cầu mỗi thành viên nhóm theo dõi 5 ngày làm việc vừa qua theo khoảng 30 phút. Phân loại từng khối là: công việc chiến lược, công việc vận hành hoặc chi phí hành chính. Danh mục cuối cùng là mục tiêu của bạn.
Hầu hết các nhóm vận hành đều bất ngờ khi thấy 35–50% thời gian theo dõi của họ rơi vào chi phí hành chính.
Tính toán chi phí thực
Lấy chi phí giờ làm toàn bộ trung bình của nhóm vận hành. Nhân với số giờ dành cho chi phí hành chính mỗi tuần. Nhân với 52. Đó là chi phí chi phí hành chính hàng năm của bạn — trước khi tính đến khắc phục lỗi hay chi phí cơ hội.
Tự động hóa gì trước tiên
Các mục tiêu có lợi tức cao nhất có ba đặc điểm chung: xảy ra thường xuyên (hàng ngày hoặc hàng tuần), tuân theo một mẫu nhất quán và đầu vào/đầu ra đã ở dạng số hóa. Chuyển đổi dữ liệu, định tuyến phê duyệt và đồng bộ trạng thái hầu như luôn đáp ứng tiêu chí này.
Mục tiêu không phải là loại bỏ nhóm vận hành của bạn. Mục tiêu là giải phóng họ để làm công việc mà máy móc thực sự không thể làm được.