Với dịch vụ vận hành website và phần mềm, phí cố định hằng tháng theo phạm vi rõ ràng thường tốt hơn tính phí theo giờ cho cả doanh nghiệp và đơn vị cung cấp: doanh nghiệp biết trước chi phí và không phải đắn đo mỗi lần gọi, đơn vị cung cấp có động lực làm hệ thống ổn định để ít tốn giờ. Tính theo giờ hợp với việc chưa xác định được phạm vi (khảo sát, xử lý sự cố lạ, dự án một lần); nhưng vận hành là việc lặp lại có thể đo, và thứ đo được thì định giá cố định được.
Vấn đề của tính phí theo giờ trong vận hành
Tính theo giờ nghe công bằng nhất: làm bao nhiêu trả bấy nhiêu. Trong thực tế vận hành, nó tạo ra ba vấn đề:
- Động lực ngược. Đơn vị cung cấp được trả nhiều hơn khi hệ thống hỏng nhiều hơn. Không ai cố tình làm hỏng, nhưng cũng không ai vội đầu tư tự động hoá để giảm giờ của chính mình.
- Doanh nghiệp ngại gọi. Mỗi câu hỏi là một hoá đơn, nên lỗi nhỏ được để đó cho tới khi thành lỗi lớn. Bài chi phí ẩn khi tự vận hành mô tả cái giá của việc để đó.
- Không dự toán được. Tháng yên 2 giờ, tháng có sự cố 40 giờ. Kế toán không lập được ngân sách, và tháng 40 giờ luôn là tháng doanh nghiệp đang gặp khó.
Ba vấn đề này không do người xấu; do mô hình giá đặt hai bên ở hai phía của cùng một con số.
4 mô hình giá và khi nào dùng
1. Theo giờ
Trả cho mỗi giờ làm việc theo đơn giá. Hợp với: khảo sát ban đầu, xử lý sự cố ở hệ thống chưa tiếp nhận, việc một lần chưa rõ phạm vi. Không hợp với vận hành liên tục vì ba vấn đề ở trên.
2. Gói giờ trả trước
Mua trước 10 hay 20 giờ mỗi tháng với đơn giá thấp hơn, dùng không hết thì mất hoặc chuyển tháng sau. Cải thiện được dự toán, nhưng vẫn giữ động lực ngược và vẫn khiến doanh nghiệp đếm giờ. Thường là bước chuyển tiếp trước khi hai bên đủ hiểu nhau để định phí cố định.
3. Phí cố định theo phạm vi
Một khoản mỗi tháng cho một phạm vi việc được viết rõ: giám sát, sao lưu, cập nhật, xử lý sự cố trong cam kết dịch vụ, một lượng thay đổi nhỏ nhất định. Việc ngoài phạm vi báo giá riêng. Đây là mô hình phù hợp nhất cho vận hành vì:
- Doanh nghiệp biết chi phí cả năm ngay từ đầu.
- Đơn vị cung cấp có lợi khi hệ thống ổn định, nên đầu tư giám sát và tự động hoá.
- Không ai đếm giờ; câu hỏi nhỏ được hỏi sớm, lỗi nhỏ được sửa sớm.
Điều kiện để mô hình này công bằng: phạm vi phải rõ, có cam kết dịch vụ đo được, và có cơ chế điều chỉnh khi hệ thống lớn lên.
4. Phí theo kết quả
Trả theo chỉ số đạt được: thời gian hoạt động, tốc độ, số đơn qua hệ thống. Nghe hấp dẫn nhưng khó áp dụng vì kết quả phụ thuộc nhiều thứ ngoài tầm đơn vị vận hành (nội dung, marketing, thị trường). Thường xuất hiện dưới dạng điều khoản thưởng phạt gắn với cam kết dịch vụ trong mô hình 3, thay vì mô hình độc lập.
Cách đọc một bảng giá cố định
Một bảng giá vận hành cố định đáng tin có bốn phần:
- Phạm vi việc: liệt kê cụ thể, không dùng chữ "và các việc liên quan". Giám sát gì, sao lưu bao lâu một lần, giữ bao lâu, cập nhật gì theo lịch nào, xử lý sự cố mức nào trong thời gian nào.
- Cam kết dịch vụ: thời gian phản hồi và khắc phục theo mức nghiêm trọng, thời gian hoạt động tối thiểu, và điều gì xảy ra khi không đạt. Bài SLA là gì và vì sao cần hướng dẫn đọc phần này.
- Ngoài phạm vi và cách tính: tính năng mới, thiết kế lại, di chuyển hạ tầng. Có đơn giá hoặc quy trình báo giá rõ.
- Điều kiện điều chỉnh: khi lượng truy cập, số người dùng hay số hệ thống tăng bao nhiêu thì phí đổi thế nào. Không có phần này, một trong hai bên sẽ chịu thiệt sau một năm.
Bảng giá thiếu phần 1 hoặc 2 không phải phí cố định; là phí theo giờ được đóng gói lại.
Những gì phải có trong phạm vi vận hành
Dù giá bao nhiêu, phạm vi vận hành website hoặc phần mềm không nên thiếu:
- Giám sát thời gian hoạt động và lỗi, cảnh báo đến người xử lý.
- Sao lưu tự động và khôi phục thử định kỳ; xem backup không đủ, phải khôi phục được.
- Cập nhật bảo mật trong thời hạn cam kết.
- Cập nhật phần mềm nền và thư viện theo lịch, có môi trường thử.
- Xử lý sự cố theo cam kết dịch vụ.
- Báo cáo tháng bằng số.
- Một lượng thay đổi nhỏ mỗi tháng (sửa chữ, đổi ảnh, chỉnh cấu hình) để doanh nghiệp không phải báo giá cho việc 15 phút.
Phạm vi thiếu một trong các mục này thường rẻ hơn ở bảng giá và đắt hơn ở hoá đơn cuối năm.
Giá cố định được tính thế nào
Đơn vị cung cấp nghiêm túc tính phí cố định từ ba thành phần: chi phí công việc lặp lại đã biết (giám sát, cập nhật, báo cáo), dự phòng sự cố dựa trên lịch sử hệ thống tương tự, và hạ tầng công cụ dùng chung. Vì thế hai hệ thống cùng cỡ có thể khác phí: hệ thống có mã nguồn cũ, không có môi trường thử, hay nhiều tích hợp bên thứ ba tốn dự phòng cao hơn. Đây cũng là lý do giai đoạn tiếp nhận 90 ngày đầu thường có phí riêng; bài quy trình onboarding 90 ngày mô tả giai đoạn đó.
Với website doanh nghiệp, phí vận hành cố định thường từ vài triệu đồng mỗi tháng; phần mềm nghiệp vụ cao hơn theo độ phức tạp. Bài tự xây đội hay thuê ngoài so sánh mức này với chi phí một nhân sự nội bộ.
6 câu hỏi để so sánh hai báo giá
- Phạm vi có liệt kê cụ thể việc gì, tần suất nào không?
- Cam kết dịch vụ có con số và có điều khoản khi không đạt không?
- Khôi phục thử từ bản sao lưu có trong phạm vi và bao lâu một lần?
- Việc ngoài phạm vi tính thế nào, có đơn giá không?
- Khi hệ thống lớn lên, phí điều chỉnh theo quy tắc nào?
- Báo cáo tháng gồm những số nào, xem mẫu được không?
Báo giá rẻ hơn nhưng trả lời mơ hồ hai câu trở lên thường đắt hơn sau 12 tháng.
Siri9 định giá thế nào
Siri9 dùng mô hình phí cố định theo phạm vi cho bảo trì website và bảo trì phần mềm, với cam kết dịch vụ bằng văn bản, báo cáo tháng bằng số, và phí tiếp nhận riêng cho 90 ngày đầu. Việc ngoài phạm vi báo giá cố định trước khi làm, không tính giờ. Gửi cho chúng tôi địa chỉ website hoặc mô tả phần mềm để nhận bảng giá theo đúng bốn phần ở trên.
Câu hỏi thường gặp
Phí cố định có đắt hơn theo giờ không?
Tháng yên thì đắt hơn, tháng có sự cố thì rẻ hơn nhiều. Tính cả năm, với hệ thống được vận hành tốt, tổng chi thường thấp hơn vì sự cố ít đi và không có tháng 40 giờ.
Nếu tháng nào cũng không dùng hết thì sao?
Đó là dấu hiệu hệ thống ổn định, tức là mô hình đang hoạt động đúng. Phí cố định trả cho việc hệ thống không hỏng, giống bảo hiểm cộng bảo dưỡng, không phải cho số giờ.
Có thể bắt đầu theo giờ rồi chuyển sang cố định không?
Nên làm vậy khi hệ thống chưa được khảo sát. Sau 1 đến 3 tháng, hai bên đủ dữ liệu để chốt phạm vi và phí cố định công bằng.
Phí theo kết quả có bao giờ hợp không?
Hợp ở dạng điều khoản thưởng phạt gắn với cam kết dịch vụ: không đạt thời gian hoạt động thì giảm phí tháng đó. Là mô hình độc lập thì hiếm khi công bằng cho cả hai bên.